Бесплатная юридическая консультация
Попали в сложную ситуацию, где требуется квалифицированная помощь юриста? Обратитесь к нашим экспертам, это абсолютно бесплатно и конфиденциально
Москва и область
Санкт-Петербург
Главная - Алименты - Образец заполнения книги регистрации корреспонденции

Образец заполнения книги регистрации корреспонденции


образец заполнения книги регистрации корреспонденции

В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.

  • Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
  • В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.

Особенности ведения

В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем.

Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки.

Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции

Вниманиеattention
Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.

Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию.


Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

  • одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
  • хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Заключение

Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем.

Пример заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции

Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет.

Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений.

Образец заполнения книги регистрации корреспонденции

Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Дополнительные графы

В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А.
Подготовить проект договора».

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения.

  • Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  • Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  • Содержание. Краткое изложение целевого назначения документа.
  • Количество листов, в т.
    ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
  • Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании.

Пример заполнения книги регистрации корреспонденции

Инфоinfo
Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа.


Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений.

Важноimportant
Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.


В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования.

Тогда это графа остается пустой.

  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке.

Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным.
Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

  • Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
  • Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
  • Приведение в действие решений руководства в указанное время.
  • Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

  • Количеству граф в журналах.
  • Регистрационным формам входящей документации.

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица.

Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке.

    Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.

  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д.

    Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.

  • Адресат.
  • Краткое содержание.

Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа.

Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.

Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.

  • Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
  • Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные.

    В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О.

Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию.

Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата.

С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения.

Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата.
  3. Номер.
  4. Адресат.
  5. Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
  6. Исполнитель. Здесь указывают не только визирующего документ директора, но и «внутреннего» исполнителя.
  7. Количество оригинальных экземпляров.
  8. Способ отправки.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.



Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *