Как вести учет трудовых книжек

Содержание

Журнал учета трудовых книжек — инструкция и образец

Как вести учет трудовых книжек

В соответствии с ТК РФ, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.

Зачем нужна книга регистрации трудовых

Журналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).

Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.

Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.

Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Журнал ведения трудовых образец

Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.

С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек

Учет трудовых на предприятии — инструкция по заполнению

Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.

  • 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
  • 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
  • фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
  • шестая колонка отводится для серийного номера.

Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.

Книга учета движения трудовых книжек образец

  • в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
  • 8 – наименование отдела организации;
  • 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
  • в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;
  • 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
  • 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.

Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок

Образец как исправить ошибки

Ведут журнал внимательно и аккуратно. Однако люди не машины – случаются описки. В таких случаях действуют общие правила, принятые в делопроизводстве.

Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа:

  • Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица.
  • «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется.

Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек

Если на предприятии имеется отдел кадров, таким сотрудником назначается его начальник. В небольших организациях ответственность специальным приказом возлагается на любого работника – секретаря или бухгалтера.

Источник: https://ktovdele.ru/zhurnal-ucheta-trudovyx-knizhek.html

Журнал учета трудовых книжек: порядок заполнения, образец документа, правила скрепления и опломбирования

Как вести учет трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек является обязательным учетным документом, который оформляется работодателем для организации движения трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии. При оформлении такого журнала работодателю стоит учесть законодательные требования к нему.

Для чего предназначен

В перечне обязанностей работодателей, которые связаны с их работой с трудовыми книжками, находятся:

  1. Прием трудовых книжек от зачисленных в штат работников.
  2. Оформление новых трудовых книжек для сотрудников, только начинающих свой карьерный путь.
  3. Внесение в трудовую книжку отметки о работе и переводах на другую работу, а также об имеющихся наградах.
  4. Обеспечение сохранности трудовых книжек в специальном месте, которое исключает их уничтожение или повреждение, а также доступ посторонних.
  5. Внесение записи об увольнении или прекращении трудового договора с сотрудником.
  6. Выдача документа бывшему сотруднику или доверенному лицу после увольнения или смерти сотрудника.

Обязанности работодателя по ведению строгого учета трудовых книжек прописана в Правилах ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года и  ст. 66 Трудового кодекса.

Понятие учета движения трудовых книжек в законодательстве не предусмотрено.

Но под ним понимается регистрация трудовых книжек (принятых от сотрудников и оформленных), фиксация фактов их хранения и передачи сотруднику при расторжении с ним трудового договора.

В частности, согласно законодательным требованиям, каждый работодатель должен вести:

  1. Приходно-кассовую книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (она ведется бухгалтерией, куда вписывается количество принятых и отпущенных бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием их стоимости).
  2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (она заполняется кадровой службой работодателя).

Особенности организации учета трудовых книжек на предприятии описаны также в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.

Главный учетный документ для регистрации и контроля за трудовыми книжками называется журналом (также используется наименование реестр).

Согласно пп. 40,41 Правил ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 2003 года №225, в целях организации контроля за движением трудовых книжек на предприятии оформляется специальный журнал или учетная книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Требования

В данном журнале содержится информация относительно трудовых книжек и вкладышей к ним, которые были переданы трудоустроенными сотрудниками и заведены работодателем на лиц, которые впервые устраиваются на работу.

К журналу движения трудовых книжек предъявляются такие требования:

  1. Он должен иметь твердый переплет с прошитыми страницами, так как данный журнал будет эксплуатироваться на предприятии долгое время. После чего он еще будет храниться на предприятии 75 лет.
  2. Каждый лист учетного журнала нумеруется.
  3. На месте сшивки журнала делается запись с указанием прошитых листов и с подписью руководителя.
  4. Журнал должен быть скреплен сургучной печатью и пломбой по ч. 4 п. 41 Правил. Пломба должна захватывать края жгута, которым ранее сшивался журнал. Вместо сургучной печати нельзя использовать мастичную печать.
  5. Журнал учета трудовых книжек заполняется гелевой (шариковой) ручкой с пастой черного, фиолетового или синего цвета.

В настоящее время найти сургучную печать очень проблематично. Поэтому в организациях используется такой способ опечатки учетного журнала: на оборотную сторону книги на концы прошивающего ее шнура приклеивается листок. На нем делается запись «Прошито и пронумеровано … листов. Дата». Здесь же ставится печать организации.

Но нельзя дать гарантии, что этот способ не вызовет претензий со стороны проверяющих.

Сведения, которые содержит книга учета трудовых книжек

В Приказе Министерства труда РФ №69 от 2003 года №69 в Приложении №3 утверждена типовая форма учетного журнала.

На титульном листе указывается наименование компании и дата начала заполнения журнала учета трудовых книжек.

Перед тем как приступать к заполнению журнала, нужно его пронумеровать (поставить номер на каждом листе или странице).

Для учета трудовых книжек предусмотрено 13 столбцов, в котором отображаются такие данные:
  1. Порядковый номер поступившей для хранения трудовой книжки или вновь оформленного документа (1, 2, 3…).
  2. Дата заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
  3. Дата приема сотрудника на работу (столбцы со 2 по 4). Указанные даты могут не совпадать: ведь по закону работодатель оформляет трудовую книжку в течение 5 дней после трудоустройства сотрудника, а когда трудовая оформляется впервые – в течение недели (по п. 8 Правил №225).
  4. Персональные данные владельца трудовой книжки: его фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений).
  5. Реквизиты трудовой книжки и вкладыша в нее (их серия и номер).
  6. Должность (в строгом соответствии с приказом о приеме на работу), на которую принимается сотрудник (профессия или специальность работника, на которого была заведена трудовая книжка).
  7. Наименование структурного подразделения, которое будет являться местом работы.
  8. Реквизиты распоряжения работодателя, по которым происходит прием на работу: это приказ о приеме сотрудника в штат. Это поле заполняется исключительно для трудовых книжек.
  9. Подпись лица, которое приняло трудовую книжку под свою ответственность и заполнило ее.
  10. Сумма, которая была получена за заполнение трудовых книжек и вкладышей в них. Если плата не взималась, то поле остается пустым или ставится прочерк.
  11. Дата выдачи трудовой книжки на руки сотруднику (при расторжении с ним трудового договора).
  12. Подпись увольняемого лица, которая подтверждает факт получения им трудовой книжки.

Указанные 13 граф содержат исчерпывающий перечень сведений о трудовых книжках, который необходим для их должного учета. Дополнять их своим столбцами работодателю не следует.

Есть некоторые нюансы, которые необходимо учесть работодателю при заполнении учетного журнала:

  1. Сокращения недопустимы.
  2. При переводе сотрудника на новую должность указанные сведения не переносятся в учетный журнал.
  3. В графе 12 с датой получения трудовой книжки нужно, чтобы эта дата совпала с последним рабочим днем сотрудника. Если же сотрудник не получил трудовую в последний рабочий день, то сюда вносится дата отправки уведомления о необходимости получения трудовой книжки или передачи согласия на ее пересылку.
  4. Если сотрудник отказался расписаться в журнале о получении трудовой книжки, то об этом составляется специальный акт, который прикладывается к журналу.

Сам журнал можно приобрести в специализированном магазине либо скачать и распечатать готовую форму. Образец журнала учета трудовых книжек по утвержденной форме можно скачать здесь.

Кто заполняет журнал

Журнал учета трудовых книжек на предприятии заполняет лицо, которое является ответственным за их учет и хранение в компании. Обычно это специалист кадровой службы, секретарь или бухгалтер.  В небольших компаниях такие полномочия берет на себя сам руководитель.

При этом, согласно законодательным требованиям, все связанные с трудовыми книжками действия могут осуществлять только ответственные лица, назначенные приказом руководителя. Именно они ведут учет и обеспечивают должное хранение трудовых книжек.

Правила заполнения

Записи в учетный журнал вносятся аккуратно для обеспечения их читабельности. Вся информация здесь должна быть точной и достоверной.

При необходимости внесения правок в журнал учета они делаются по правилам, действующим для самих трудовых книжек. Вначале сотрудник указывает, что ошибочная запись является недействительной. Эта заметка заверяется подписью и печатью организации. После чего нужно сделать новую правильную запись. Главное, что не нужно зачеркивать запись и замазывать ее корректором.

В остальном особых правил заполнения журнала не предусмотрено. документа определено на законодательном уровне и дополнительные данные в него не вносятся. Обычно у специалистов кадровой службы не возникает сложностей при ведении журнала учета трудовых книжек.

Хранение

Книга учета трудовых книжек не оформляется заново каждый год. Новая книга заполняется работодателем только в случае нехватки места в старой. Таким образом, один журнал в небольших компаниях может использоваться достаточно длительное время.

Отдельных требований относительно того, где следует хранить журнал учета, в законе не содержится. Это должно быть место, в которое невозможно обеспечить доступ третьих лиц (например, сейф).

После полного заполнения страниц учетного журнала он передается на хранение в архив. Здесь он должен храниться 75 лет, согласно п. 695 Перечня из Приказа Минкультуры от 2010 года №558.

Именно длительное использование одного журнала указывает на то, что бланк документа должен быть качественным: обложка – твердой, а листы – надежно прошитыми.

Ответственность за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае когда компания не ведет учетную книгу, то если при проверке этот факт откроется трудовым инспекторам, то работодателя могут привлечь к административной ответственности.

По ст. 5.27 КоАП за подобного рода правонарушения предусмотрен штраф до 50 тыс. р. Минимальный штраф для ИП составляет 1000 р., для организаций – 30 тыс. р.

Аналогичные штрафные санкции грозят работодателю и за отсутствие журнала учета или за его неправильное ведение. Практика показывает, что в спорах суды поддерживают трудовых инспекторов по вопросу выбора меры пресечения за грубые ошибки в учетном журнале.

Именно поэтому работодателю стоит максимально ответственно подходить к оформлению и ведению учетного журнала.

Таким образом, журнал учета трудовой книжки представляет собой документ строгой отчетности, в котором содержится весь перечень сведений относительно движения трудовых книжек на предприятии.

Форма такого журнала и порядок его ведения утвержден на законодательном уровне в Приложении №3 Инструкции №69 от 2003 года. Ведение учетного журнала – это не право, а обязанность работодателя, которая закреплена за ним п. 40 Правил №225.

В архив допускается передавать только полностью заполненный журнал, где он должен храниться 75 лет.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/zurnal-uceta.html

Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Как вести учет трудовых книжек

Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников.

Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

  • все страницы должны быть пронумерованы}
  • наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью}
  • книга заверяется подписью работодателя.

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

  • принятые от них при поступлении на работу,
  • выданные им, как поступающим на работу впервые,
  • а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

Приложение № 3

к Постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

№ п/п

Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее

Фами­лия, имя и отче­ство вла­дельца трудо­вой книжки

Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее

Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника, кото­рый сдал трудо­вую книжку или на кото­рого запол­нена трудо­вая книжка или вкладыш в нее

Наиме­нование места работы (с указа­нием струк­турного подраз­деления), куда принят работник

Дата и № приказа (распо­ряжения) или иного решения работо­дателя, на осно­вании кото­рого произ­веден прием работ­ника

Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку

Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при уволь­нении (прекра­щении трудо­вого дого­вора)

Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки

число

месяц

год

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы:

1 – проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 – проставить дату арабскими цифрами. В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.

5 – полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 – проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 – вписать должность, профессию, специальность работни­ка, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания.

8 – указать место работы (структурное подразделение).

9 – указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника. Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк.

10 – проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 – проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк.

12 – при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки.

13 – уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт полу­чения своей трудовой книжки в этот день.

Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г. было 14 граф для заполнения).

Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца.

При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках.

Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «}Выдан вкладыш»} и проставить серию и номер данного вкладыша.

При увольнении работнику следует расписаться и за получен­ную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке.

Исправление записей

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить. Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано.

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной»} и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

Ответственность

Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек.

За несоблюдение описанных выше установленных правил ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере:

от 1000 до 5000 рублей

– на физлиц индивидуальных предпринимателей

– на ответственных должностных лиц,

от 30000 до 50000 рублей

– на юридических лиц.

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-vesti-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.