Кадровый учет работников

Содержание

Ведение кадрового учета на предприятии: особенности и риски

Кадровый учет работников

Кому лучше всего поручить ведение кадрового учета? Чем грозят ошибки в учете и как можно их избежать? Что лучше — взять человека в штат или отдать работы на аутсорс? Помогаем разобраться в вопросе и составить максимально полное представление о кадровом учете.

Что такое кадровый учет и зачем он нужен?

Под кадровым учетом понимают регламентированную законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации, а также организации труда.

Кадровый учет решает целый ряд задач:

  • учет численности персонала;
  • определение организационной структуры;
  • формирование штатного расписания;
  • составление документации (должностные инструкции, трудовые договоры и т.п.);
  • предоставление и оформление отпусков и больничных;
  • организация командировок сотрудников;
  • отслеживание фактически отработанного трудового времени.

И это только часть из огромного списка! Грамотное выстроенное кадровое делопроизводство — это не просто обязанность, а эффективный инструмент, который помогает грамотно организовать работу сотрудников и повысить ее эффективность.

Кому поручить кадровый учет предприятия?

Существует несколько вариантов. Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы каждого из них!

Вариант ведения кадрового учета в организацииПлюсыМинусы
Кадровый специалист в штате
  • Человек является специалистом. 
  • Находится рядом с вами в офисе.
  • Его тоже необходимо оформлять, а значит вы тратитесь на организацию рабочего места, отпускные и больничные.
  • Вы зависите от одного человека. А он может заболеть или внезапно решить уволиться.
  • Трудно заранее понять компетентность и проверять работу.
Сторонний специалист по рекомендации
  • Если вам порекомендовали этого специалиста, значит он уже сумел заслужить чье-то доверие.
  • Как правило, люди понимают, что на них повышенная ответственность, т.к. при плохой работе они подпортят и репутацию порекомендовавшего.
  • К сожалению, любые рекомендации не являются гарантом.
  • Вы точно так же зависите от одного специалиста, как и в предыдущем случае.
  • При любых конфликтных ситуациях вы рискуете испортить отношения с тем, кто порекомендовал специалиста.
Бухгалтер или секретарь
  • Не нужно тратить время на подбор кадрового специалиста.
  • Вы уже знаете как работает сотрудник и доверяете ему.
  • Вы сокращаете расходы, т.к. не нанимаете еще одного человека в штат.
  • Хороший бухгалтер или секретарь не всегда будет хорошим кадровиком.
  • При большой загрузке специалист будет меньше времени уделять кадровому делопроизводству или своим основным обязанностям.
  • То, что человек стал ответственным за ведение кадрового учета, не снимает с него остальных задач. В результате сотрудник все равно будет требовать прибавку.
Услуги по ведению кадрового учета от сторонней организации
  • Вы работаете с квалифицированными специалистами.
  • С вами сотрудничает команда, а значит вы не зависите от одного человека.
  • В компаниях существует несколько уровней проверок, что позволяет избежать ошибок и не требует вашего повышенного внимания.
  • Вы не тратитесь на отпускные и больничные.
  • Вам не нужно организовывать рабочее место.
  • Если вы наткнетесь на недобросовестную компанию, получите те же минусы, что и в случае с плохим работников.
  • Специалисты не сидят у вас в офисе.

Какие обязанности возлагаются на кадрового работника?

Как штатный сотрудник, так и сторонняя компания должны будут заниматься следующим:

  • документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также перевода персонала на другие штатные единицы;
  • оформление трудовых книжек — внесение записей, регистрация, учет и хранение;
  • учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней с внесением изменений в информационные базы;
  • мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
  • сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
  • разработка механизма поощрения и взыскания;
  • составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
  • формирование трудового стажа;
  • своевременный отбор документации для архива и его оформление.

Основные документы кадрового делопроизводства на 2018 г

ДокументНормативная база
Штатное расписаниеУнифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Должностные инструкцииЕТКС
Правила внутреннего трудового распорядкаст. 189 ТК РФ
Положение о защите персональных данныхст. 86 ТК РФ
Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажаРаздел 10 ТК РФ
Положения об оплате труда и поощрении сотрудниковРаздел 6 ТК РФ
График отпусковст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые договорыст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Личные карточкиУнифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Кадровые приказыУнифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые книжкист. 66 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышейПостановление Минтруда № 69 от 2003 г.
Табель учета времениУнифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Коллективный договорРаздел 2 ТК РФ
Перечень должностей для которых установлен ненормированный деньст. 101 ТК РФ
График смен для предприятий с непрерывным производствомст. 103 ТК РФ
Договоры о полной мат. ответственностист. 244 ТК РФ
Положение о коммерческой или иной тайнеСоответствующие Федеральные законы
Положение об аттестациях (если они проводятся)ст. 81 ТК РФ
Журналы регистрации приказов, справок и т. д.

Ответственность за неправильное ведение кадрового учета

Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:

  • Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль. 
  • Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет. 

Сколько стоит ведение кадрового учета?

Стоимость ведения кадрового учета складывается из следующих факторов:

  • конкретный перечень услуг;
  • количество сотрудников;
  • организация учета с нуля или ведение уже организованного учета.

Приглашаем обращаться за ведением кадрового учета к нам! Многолетний опыт позволяет нашим сотрудникам оперативно организовывать учет, понимать все особенности делопроизводства и наиболее эффективно выстраивать процессы. Вникнув в особенности вашей организации, мы предложим оптимальное решение!

С чего начать?

Начать сотрудничество очень просто — свяжитесь с нами любым удобным способом или заполните форму обратной связи, чтобы получить первичную консультацию. После того, как все моменты будут согласованы, мы заключаем договор на ведение кадрового учета и приступаем к работе. 

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://programs93.ru/articles/porjadok-vedenija-kadrovogo-ucheta-na-predprijatii/

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Кадровый учет работников

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.

Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.

Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

  1. Трудовые договоры с сотрудниками
  2. Личные карточки работников
  3. Трудовые книжки
  4. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
  5. Штатное расписание
  6. Должностные инструкции
  7. Правила внутреннего трудового распорядка
  8. График отпусков
  9. Положение о персональных данных
  10. Согласия на обработку персональных данных
  11. Положение об оплате труда
  12. Табель учета рабочего времени
  13. Расчетный листок и документ об утверждении его формы
  14. Приказы

Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности.

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.

Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.

Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 № 1), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г.

формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения.

Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв.

Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.

В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п.

36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки. С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек.

Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887). Уведомить надо всех штатных работников письменно.

Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

ВАЖНО!

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет.

С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться.

Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.

Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы.

Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором.

Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники.

При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных. Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ).

В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ.

Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда.

В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ).

Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы..

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы.

Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.).

Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Делегируйте ведение кадрового производства нам

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/nalichie-kakikh-kadrovykh-dokumentov-vazhno-kontrolirovat-rukovoditeliu-kompanii-8200/

Как организовать и вести кадровый учет на предприятии?

Кадровый учет работников

Что такое кадровый учет, как его правильно организовать на предприятии и каков порядок ведения необходимой документации? Кому лучше поручить этот ответственный участок работы – кадровой службе или аутсорсинговой компании?

Кадровый учет персонала и сотрудников

На любом предприятии, даже с минимальным количеством сотрудников, возникает необходимость вести кадровый учет и делопроизводство.

Кадровый учет – что же он собой представляет? Это участок работы любого предприятия, который обеспечивает документальное оформление движения персонала (от приема на работу до увольнения) и организации труда работников.

Кадровый учет сотрудников обязателен для предприятий и организаций любой формы собственности.

Что нужно для грамотного ведения кадрового учета? Прежде всего, потребуется знать трудовое право, следить за изменениями в законодательстве о труде, уметь правильно оформлять всю документацию, то есть владеть навыками кадрового делопроизводства.

Кому поручить кадровый учет?

На многих предприятиях ведение кадрового учета осуществляется кадровой службой или штатным кадровиком, если численность сотрудников невелика. Руководитель при таком варианте может организовать работу в соответствии со своими требованиями и осуществлять контроль.

Но есть и свои минусы – профессионализм кадровика проверяется уже непосредственно в работе, есть риск принять на должность работника, который не будет справляться со своими обязанностями в полной мере.

Потребуется дополнительное обучение на тренинге или курсах, возможно, придется искать более компетентного специалиста.

А это уже второй вариант того, как организовать ведение кадрового учета. Некоторые руководители предпочитают иметь дело с опытными кадровиками, которых им рекомендуют коллеги, проверившие их в деле.

Правда, не всегда рекомендации так уж объективны, и есть риск, что трудовые отношения с внештатным специалистом могут не сложиться.

Сегодня уже многие предприятия выбирают сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями, которые специализируются на кадровых услугах. В таком случае все вопросы – кадровый учет и управление персоналом – поручаются профессионалам, которые несут ответственность за свои действия.

Если выбрана такая организация кадрового учета, главное – найти серьезную компанию и выстроить систему работы с ней.

Организация и ведение кадрового учета

Чтобы кадровый учет персонала отвечал всем требованиям законодательства, следует вести его по всем правилам.

Существует перечень документов, которые обязательно должны быть в наличии на предприятии – речь идет о:

  1. правилах внутреннего трудового распорядка;
  2. штатном расписании;
  3. табеле учета рабочего времени персонала;
  4. графике отпусков;
  5. положении о персональных данных работников;
  6. трудовых договорах и соглашениях к ним.

Если какие-то документы отсутствуют, придется заняться их составлением. Например, работают сотрудники предприятия, не имея должностных инструкций, – нужно их разработать.

Всю необходимую документацию следует составлять своевременно, в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Этот внушительный объем можно разделить на две части: различные акты, касающиеся управления персоналом и организации трудового процесса и на документы личного состава сотрудников.

Из индивидуальной документации выделим необходимость составления трудового договора, приказа о приеме на работу, заполнения личной карточки работника и его трудовой книжки.

Кадровый учет работников предполагает ведение журналов, в которых регистрируются трудовые договоры. Обязательно вовремя заполнять журналы, где ведется регистрация различных приказов: о приеме, о переводе, об увольнении сотрудников.

Требуется и наличие книги учета движения трудовых книжек работников. Приказы о командировках, отпусках, больничные листы, локальные нормативные акты – все это также регистрируется в журналах (книгах).

Правильный своевременный учет документов придаст им юридическую силу и поможет в разрешении возможных трудовых споров.

Кадровый учет на предприятии включает в себя и мониторинг ключевых рисков. Поясним – в случае невыполнения или нарушения трудовых прав последуют санкции в виде штрафов, административной или даже уголовной ответственности.

Поэтому необходимо следить, чтобы соблюдались сроки выплаты заработной платы, нормативы по охране труда, квоты по трудоустройству инвалидов, одиноких матерей, права других льготных категорий работников.

Автоматизация кадрового учета

Ведение кадрового учета – объемный и крайне ответственный участок работы. Сегодня есть возможности наладить эту деятельность, облегчить труд кадровиков и минимизировать риск ошибок благодаря автоматизации.

Разработаны различные программы с разными возможностями, но практически все помогают решать задачи кадрового учета:

  1. руководитель может получать в полном объеме информацию о состоянии кадрового учета предприятия, анализировать ее и принимать управленческие решения;
  2. кадровики осуществляют работу согласно требованиям трудового права: учитывают движение кадров, ведут учет личных данных персонала, анализируют кадровый состав, осуществляют учет рабочего времени;
  3. согласуется работа кадровой службы, расчетного отдела и бухгалтерии, что способствует правильному и своевременному расчету и выплате зарплаты сотрудникам.

Грамотный руководитель не будет игнорировать очевидный факт – кадровый учет имеет первостепенную важность для эффективной работы предприятия, к его правильной организации следует отнестись серьезно и ответственно.

Основные шаги по созданию кадрового учета в только созданной компании — в этом видеосюжете:

Источник: http://megapoisk.com/kadrovyj-uchet-porjadok-vedenija

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Кадровый учет работников

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.

Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

  • №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

  • №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-2 «Личная карточка работника»,

  • №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

  • №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

  • №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

  • №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

  • №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

  • №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

  • №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

  • №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.

Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

  • №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

  • №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  • №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  • №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,

  • №Т-51 «Расчетная ведомость»,

  • №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

  • №Т-54 «Лицевой счет»,

  • №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;

  • дату составления документа;

  • наименование организации, от имени которой составлен документ;

  • содержание хозяйственной операции;

  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

  • личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

  • Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  • Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  • Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.

  • Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

  • Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

Источник: https://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/108/16341/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.