Кадровый документооборот в организации

Содержание

Как организовать кадровое делопроизводство – НалогОбзор.Инфо

Кадровый документооборот в организации

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Виды документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

  • распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
  • информационно-справочные.

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

  • правила (Правила трудового распорядка).

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;

Подготовка организационных и распорядительных документов

Унифицированные формы некоторых организационных и распорядительных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Организация может по собственному выбору:

  • использовать унифицированную форму документа, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
  • применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности?

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. 

Документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся:

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся:

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Информационно-справочные документы

Документооборот информационно-справочных документов складывается из трех частей (документопотоков).

Во-первых, входящая документация:

  • указания вышестоящих организаций;
  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
  • заявки, жалобы, предложения граждан.

Во-вторых, исходящая документация:

  • ответы на входящие запросы;
  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

В-третьих, внутренняя документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Ситуация: обязан ли работодатель знакомить сотрудника с докладными записками на него?

Нет, не обязан.

https://www.youtube.com/watch?v=Wy32f4ixWOI

Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

Докладные записки нормативными актами не являются, они лишь фиксируют факты исполнения или ненадлежащего исполнения сотрудником его должностных обязанностей.

Поэтому с докладными записками, которые поступают на сотрудника, самого сотрудника знакомить не требуется. Правомерность такой позиции подтверждают и суды (см.

, например, апелляционное определение Архангельского областного суда от 7 октября 2013 г. № 33-5808/2013).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • рассмотрение руководством;
  • направление исполнителям.

Входящие документы

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю.

На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует.

Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами?

Конверты сохранять и подшивать в дело вместе с письмами не нужно за исключением случаев, когда:

  • на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;
  • необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;
  • на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;
  • полученная корреспонденция требует доплаты.

Об этом сказано в пункте 3.1.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Исходящие документы

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

  • исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
  • проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем – на согласование заинтересованным лицам;
  • исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
  • заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
  • ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов – запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

  • проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
  • проверить наличие необходимого числа копий;
  • уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем.

Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах 3.1.1 и 3.1.

3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Изменились реквизиты организации

Если в организации изменилось наименование, то кадровой службе необходимо внести это в документы. Условно можно выделить четыре этапа.

Первый этап – заключите дополнительное соглашение к трудовым договорам с сотрудниками. Наименование указывают в трудовых договорах, поэтому если оно изменилось, то это нужно отразить и в трудовом договоре (ч. 1 и 3 ст. 57 ТК РФ).

Второй – внесите запись в трудовые книжки. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» укажите запись о переименовании, например: «Общество с ограниченной ответственностью “Альфа” (ООО “Альфа”) с 21.09.

2015 переименовано в общество с ограниченной ответственностью “Торговая фирма “Гермес” (ООО “Торговая фирма “Гермес”)». А в графе 4 проставьте дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого переименована организация. Так сказано в пункте 3.

2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Третий

Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/dokumentooborot/kak_organizovat_kadrovyj_dokumentooborot/113-1-0-3038

Как организовать кадровый ЭДО в фирме

Кадровый документооборот в организации

Ещё в 2013 году в Трудовой кодекс РФ была внесена глава касательно дистанционных работников. В ней описывалась процедура взаимодействия работодателя с удалённым персоналом. Сюда входил и обмен документами в цифровом формате без необходимости личной коммуникации.

С 5 мая 2020 года стал действовать ФЗ № 122, посвящённый эксперименту по применению электронного документооборота в кадрах. Привыкшие действовать в удалённом формате за время пандемии организации продолжили внедрять этот подход. Те, кто успел начать переход на кадровый электронный документооборот ранее, испытали меньше всего трудностей.

Выгода безбумажного обмена документальными материалами неоспорима. В итоге экономятся ресурсы, драгоценное время, достигается прозрачность работы. Бизнес стремится к оцифровке процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство.

Текущее законодательство пока что не даёт возможности перевести в цифровой вид всю работу с персоналом. Однако даже путём перевода ознакомлений с документами в цифровом варианте можно добиться повышения эффективности всех процессов в рамках конкретной организации.

Порядок перехода

Организовать электронный кадровый документооборот в организации можно поэтапно. Для начала необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема действий такова:

  • Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
  • Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота на фирме. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
  • Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
    • Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
    • Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
    • Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
  • Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

«Астрал.Онлайн» и «1С-ЭДО» помогут сделать переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок.

Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. «Астрал.Онлайн» делает возможной работу с документами из любого места. Полноценно пользоваться «Астрал.Онлайн» можно с любого устройства без установки ПО.

Электронная подпись для кадрового ЭДО

Перед тем как перейти на кадровый электронный документооборот, нужно обзавестись электронной подписью. Она представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно ФЗ № 63, существует три разновидности ЭП:

  • Простая. Используется для подтверждения личности, однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение простой подписи допускается лишь при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
  • Неквалифицированная. Подходит для подтверждения личности, при этом доказывает отсутствия правок в тексте документа. Защита сведений обеспечивается криптографическими алгоритмами. Чтобы ЭП данного типа была признана юридически значимой, понадобится заключить соответствующее соглашение между компанией и работником.
  • Квалифицированная. Имеет те же признаки, что и НЭП. Однако её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. Использовать ЭП можно лишь с помощью программ, установленных на ПК сотрудника. Подпись имеет полную юридическую силу.

Дальнейший этап внедрения электронного документооборота в кадровой службе — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к информсистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Завершить процесс нужно подготовкой нормативной документации. В рамках данного этапа организации нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат.

Следует издать положение об ЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор.

Не стоит забывать и о регламенте по применению ЭП: если возникнет судебный спор, цифровые материалы без подписи не будут расцениваться в роли доказательной базы.

Проблемы при внедрении

Сам процесс перевода компании на электронный документооборот с работником выглядит непросто. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру.

Основной проблемой становится высокая стоимость КЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы.

Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП.

Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат становится необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД.

Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами.

Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям.

Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг.

Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.

Суть экспериментального проекта

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве уже стартовал. В ближайшем будущем процесс станет повсеместным.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту продлится вплоть до 31 марта 2021 года. Принять в нём участие разрешено ИП и юрлицам вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса.

Пилотный проект охватывает различные типы бумаг, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления. К их числу относятся соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

Проводимый Министерством труда эксперимент предусматривает необходимость создания специальной информсистемы либо доработки уже имеющейся. Пока операции могут производиться с помощью сервиса «Работа в России», который станет общедоступным с 1 октября 2020 года.

Допускается и смешанный вариант. В таком случае некоторый объём документов формируется и хранится в собственной информсистеме, остальная часть — в системе «Работа в России». Даже при использовании только своего ПО компаниям придётся наладить взаимодействие с государственной платформой.

Кадровый электронный документооборот уже составляет 1/5 всего документооборота фирм. В нём участвует 40 типов бумаг.

Чтобы участвовать в пилотном проекте, нужно подать заявление на участие до 1 декабря 2020 года. Мнения участников о пилотном проекте собирают в три этапа: до 1 августа 2020, до 1 декабря 2020, а также до 2 апреля 2021 года.

Положение об электронном кадровом документообороте регулирует вопросы реализации экспериментального проекта. В приложении № 3 приведён список подпадающих под эксперимент документов. Он открытый, что подразумевает возможность самостоятельно вносить в него корректировки.

Электронный кадровый документооборот позволит уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Источник: https://astral.ru/business/elektronnyy-dokumentooborot/dlya-kadrov/

Как мы переводим кадровый документооборот в цифру? Опыт Docsvision — Сервисы на vc.ru

Кадровый документооборот в организации

В компании «ДоксВижн» для автоматизации работы кадровой службы, кроме классической учетной системы на базе 1С, используется платформа для электронного документооборота Docsvision.

У нас уже полноценно настроены процессы, связанные с оформлением командировок, и полным ходом идёт автоматизация работы с отпусками.

По данным исследования компании Deloitte, мы выбрали самую популярную функциональность для перевода на КЭДО (кадровый электронный документооборот).

Например, перевод процесса оформления командировок в электронный вид уменьшил объем документов для согласования.

Теперь с одной заявкой на командировку работают кадры и бухгалтерия, а также секретарь, ответственный за покупку билетов и бронирования гостиниц. Раньше в процессе участвовало два заявления.

Дополнительно система сама проверяет корректные даты оформления командировки с учетом времени в дороге, о котором часто забывают сами сотрудники, отправляющиеся в командировки.

Аналогично уменьшился объем документов, которые мы согласуем в процессе оформления отпусков, с двух до одного.

Также мы настроили автоматические оповещения из системы, поэтому наша кадровая служба больше не делает ручные рассылки уведомлений о начале формирования графика отпусков или о предстоящем уже согласованном отпуске.

Получается, что с системой кадрового электронного документооборота на базе платформы Docsvision мы значительно экономим время в работе с кадрами, упростился контроль каждого процесса и снижена вероятность ошибок. И что не менее важно – счастлив наш отдел по работе с персоналом.

Результаты перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Перевод кадровых процессов в цифру мы начали с базового описания процессов и документов, которые используем в компании в различных ситуациях и задачах. То есть вначале мы составили список наших процессов, а потом описали каждый, указывая документы и сотрудников, участвующих в процессе.

Например, вот так выглядел процесс согласования командировки в организации до перехода на КЭДО

В нашей компании часто говорят, что полный переход на электронный документооборот затруднен не столько законом, сколько привычкой и неуверенностью руководства в юридической значимости электронных документов. Чтобы быть объективными, мы взяли список документов, которые составили на предыдущем шаге, и проанализировали каждый на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.

Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:

  1. Законодательно перевод в электронную форму* Разрешен* Точно не указано

    * Запрещен

  2. Законодательное требование к ознакомлению с документом под подпись* Нет, не указано* Прямо не указано

    * Да, требуется

  3. Требования к срокам хранения* Менее 10 лет* Более 10 лет

    * Постоянно

  4. Требования к подписи* Простая электронная подпись* Неквалифицированная электронная подпись

    * Квалифицированная электронная подпись или собственноручная

  5. Судебная практика* Положительная для работодателя* Есть как положительная, так и негативная

    * Судебная практика отсутствует

  6. Требование предоставлять документ в сторонние организации* Отсутствует* Предоставляется в электронном виде* Предоставляется в бумажном виде

Мы описали документы, которые задействованы в системе кадрового делопроизводства. Затем определили параметры, чтобы оценить риск перевода их в электронный вид. Разделили операционные документы по степени риска перевода их в КЭДО на три группы:

  1. Низкий риск перевода к КЭДО – документы не являются обязательными и/или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, некоторые заявления, документация по внутренним процессам.

  2. Умеренный риск при переводе к КЭДО – группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде и есть положительная судебная практика.

    Например, табели учёта рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку.

  3. Высокий риск в случае перевода к КЭДО присваиваем документам, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.

Теперь осталось разобраться, как и кто будет подписывать документы, связанные с кадровыми процессами, подготовить соответствующие регламенты и новые правила.

Когда мы определились, какие документы мы готовы перевести в электронный вид, то по возможности постарались избавиться от дублирования данных.

Например, нет смысла сотруднику писать отдельно менеджеру по персоналу и секретарю, ответственному за подбор билетов и гостиниц, о предстоящей командировке.

Поэтому по возможности мы упростили процессы согласования и утверждения документов, отказались от нескольких версий документов, если это допускали регламенты.

75% кадровых документов уже можно переводить в электронный вид при должной нормативной подготовке.

В дальнейшем мы планируем отказаться от включения лишней информации в документах, чтобы максимально использовать типовые версии и автоматизировать их обработку.

В нашей компании не было вопроса выбора системы для автоматизации кадрового документооборота. Для организации делопроизводства мы уже давно используем платформу Docsvision, куда легко добавили новые процессы.

Система кадрового учёта не позволяет организовать длительное хранение документов и создать архив.

Такими функциями обладают ECM/BPM-системы, в которых также могут быть автоматизированы процессы кадрового документооборота.

Вот так изменился процесс согласования командировки в организации с переходом на КЭДО

Важно, что нам не пришлось внедрять дополнительное решение, а мы смогли настроить текущую систему. Мы посчитали верным иметь гибкую систему для кадрового документооборота, поскольку изменения в законодательных и нормативных актах будут влиять на уже сложившиеся порядки внутри компании и потребуют нашей адаптации.

75% кадровых документов уже можно переводить в электронный вид при должной нормативной подготовке. Она включает в себя такую документацию:

  • Положение об электронном документообороте.
  • Изменения в коллективный договор, трудовой договор, ЛНА (при необходимости).
  • Соглашение между работником и работодателем об использовании электронной подписи.
  • Регламент по использованию электронной подписи.

Наличие в компании соответствующей нормативной документации о переходе на КЭДО позволит минимизировать риски в судебных спорах, если они возникнут.

Несмотря на то, что мы еще находимся в середине пути по переводу кадровых документов в электронный вид, даже первые результаты оказываются позитивными, поскольку реально упрощается работа кадровой службы и появляется больше возможности для интересных и актуальных задач. Для тех, кто еще сомневается в необходимости перевода документов в цифру или боится, хочется напомнить: «дорогу осилит идущий».

Источник: https://vc.ru/services/184721-kak-my-perevodim-kadrovyy-dokumentooborot-v-cifru-opyt-docsvision

Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы

Кадровый документооборот в организации

Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов.

В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге.

В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.

Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением.

Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору.

Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.

Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.

Особенности организации кадрового ЭДО

Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».

Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.

Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником.

Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.

Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:

  • большое количество дистанционных сотрудников, с которыми необходимо организовать полный цикл ЭДО;
  • необходимость максимального упрощения процесса оформления сотрудника на дистанционную работу для самого сотрудника и работодателя;
  • необходимость функциональной подготовки системы ЭДО к работе схемы с дистанционными сотрудниками;
  • необходимость возможности инициирования документооборота как работодателем, так и сотрудником.

Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ.

Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица.

Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.

Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.

Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.

В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса.

Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи.

В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Источник: https://iitrust.ru/articles/article/electronniy-kadroviy-documentooborot-vozmojnosti-i-perspektivi/

Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации

Кадровый документооборот в организации

Кириллова, Е. А. Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации / Е. А. Кириллова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2019. — № 38 (276). — С. 112-114. — URL: https://moluch.ru/archive/276/62537/ (дата обращения: 01.01.2021).



В современных условиях для каждой организации является важным наличие эффективного документооборота, позволяющего ускорить производственные процессы, происходящие в организации.

Особенно важным это оказывается для кадровой службы, которая занимается вопросами оформления и ведения документов по персоналу организации.

Так, на сегодняшний день оказывается необходимым оптимизировать процесс документооборота кадровой службы в соответствии с внешними и внутренними требованиями, предъявляемыми к данному процессу.

Ключевые слова: кадровая служба, отдел кадров, документооборот, оптимизация, кадровое делопроизводство.

На сегодняшний день ни одна организация не может обойтись без документооборота. Документооборот организации представляет собой систему движения документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Качественная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, а также оказывает положительное влияние на управленческий процесс и функционирование организации.

Однако в современных условиях важным оказывается оптимизация документооборота в тенденции с предъявляемыми внешними и внутренними требованиями ведения документооборота в организациях.

Важным это оказывается особенно в области документооборота кадровой службы, поскольку она ответственна за процесс оформления и ведения документов по персоналу организации в соответствии со строгими законодательными нормами, а описанные правила должны учитываться во всех подразделениях организации.

С помощью эффективного кадрового делопроизводства удаётся оптимизировать процесс управления персоналом [1, c. 36].

Прежде чем рассмотреть особенности процесса оптимизации кадрового делопроизводства, следует определить, что понятие «кадровое делопроизводство» включает в себя, для того чтобы понять: что же нам в итоге нужно оптимизировать.

Так, основной процесса кадрового делопроизводства является процесс составления бумаг, их заполнение, отчётность по персоналу организации. Кадровым делопроизводством обычно занимается отдел кадров (кадровая служба), основными функциями которого являются начисление заработной платы, оформление отпусков, больничных, оформление справок и т. д.

Основные цели и задачи кадровой службы представлены в таблице 1:

Таблица 1

Цели изадачи кадровой службы

Направления работы

Задачи

Учёт, регистрация и контроль

Ведение учёта сотрудников, оформление приёма на работу, увольнение

Регуляция работы

Знакомство новых сотрудников с местом работы, его должностными обязанностями

Координация, обучение

Организация проведения курсов, обучения, повышения квалификации

Работа с документацией

Составление кадровых документов, графика работы, сдача соответствующей отчётности

Организация

Организация деятельности организации согласно с соответствующими инструкциями

Важно отметить, что правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности, поскольку сотрудникам отдела кадров необходимо следить за ведением серьёзных документов: трудовых книжек, а также других документов по персоналу.

Однако, не каждая организация может позволить себе наличие кадровой службы, особенно, если это малое предприятие или индивидуальное предпринимательство.

В таком случае ведение кадрового делопроизводства стоит оптимизировать за счёт передачи данной функции аутсорсинговой компании.

Аутсорсинговые компании позволяют передать организации на основании договора определённую часть деятельности другой компании, специализирующейся на предоставлении этих услуг, в данном случае — кадровом делопроизводстве [2, c. 274].

Таким образом, оказывается выгодным не содержать целый отдел специалистов по кадровому делопроизводству, а передать эти функции специализирующейся на этом организации. К аутсорсинговым услугам обращаются и крупные организации, которые хотят сосредоточиться на важным производственных функциях.

Важно также отметить, что одним из наиболее эффективных инструментов оптимизации кадрового делопроизводства является постановка и внедрение эффективной системы кадрового документооборота (см. рис. 1). Это оказывается важным для большинства организаций, в которых кадровое делопроизводство носит хаотичный характер.

Рис. 1. Оптимальная система кадрового документооборота

Важным шагом в процессе оптимизации документооборота является переход на электронный документооборот, позволяющий сократить трудовые и временные затраты и оптимизировать данный процесс [3, c. 125].

Так, оптимизация кадрового делопроизводства позволяет достичь следующих результатов:

  1. Формализовать бизнес-процедуры, которые существуют в организации;
  2. Оказывается возможным выстроить и закрепить документально новую систему эффективного кадрового делопроизводства;
  3. Достижение «баланса интересов» организации и её сотрудников, а также избежание возможных конфликтов и споров с сотрудниками организации;
  4. Профилактика рисков, связанных с проверкой государственных контрольно-надзорных органов.

Таким образом, подводя итог, отметим, что на сегодняшний день важным оказывается оптимизация процесса документооборота в кадровой службе, которую оказывается возможным осуществить за счёт применения аутсорсинговых услуг, внедрения электронного документооборота или с помощью другого эффективного способа эффективного документооборота.

Литература:

  1. Глотова, С. А. Актуальные проблемы внедрения кадрового документооборота / С. А. Глотова // Отечественные архивы. — 2019. — № 2. — С. 35–40.
  2. Кошелева, Г. В. Автоматизация деятельности кадровой службы / Г. В. Кошелева // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. — 2016. — № 1 (17). — С. 271–280.
  3. Хозерова, Е. К. Электронный кадровый документооборот / Е. К. Хозерова // Хозяйство и право. — 2018. — № 5 (496). — С. 123–128.

Основные термины(генерируются автоматически): кадровое делопроизводство, кадровая служба, персонал организации, ведение документов, кадровый документооборот, отдел кадров, электронный документооборот, эффективное кадровое делопроизводство, эффективный документооборот.

Кадровый учёт — деятельность, связанная с разработкой и ведением документации, отражающей движение персонала внутри компании, учёт рабочего

Сокращение бумажных потоков документооборота. Эффективное выполнение основных процессов учёта кадров.

Библиографическое описание: Видяйло Н. А. Кадровоеделопроизводство обществ с ограниченной ответственностью

Ведениекадровогоделопроизводства в ООО — это способ управления кадрами и работы с документооборотоморганизации, связанным с персоналом.

Автоматизированная деятельность отделакадров. Авторы: Султанова Бахыт Каиркеновна, Толымбекова

Авдуевский А. Б Безбумажный документооборот. — www.ustu.ru.

Ключевые слова: кадровая политика, управление персоналом,кадрыпредприятия, кадровыеслужбы

Электронныйдокументооборот — система ведения документации, при которой полный объем создаваемых, передаваемых и сохраняемых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий в компьютерах, объединенных в сетевую…

Кадровоеделопроизводство. Кадровики ежедневно создают документы, участвуют в документообороте, осуществляют хранение и использование документов, которые касаются кадровых вопросов. Оформление документов производится в соответствии с нормами ГОСТ…

Автоматизация кадровой деятельности предприятия с использованием АИС позволит свести к минимуму бумажный документооборот, ошибки в работе, связанные с человеческим фактором, сократить время необходимое для поиска нужной информации и составления различного вида…

Эффективность протекания основных и вспомогательных бизнес-процессов организации напрямую зависит от взаимодействия управляющей и управляемой подсистемы. В данной работе проведён анализ управляемости структурных подразделений организации и выявлена…

Эффективная деятельность любой коммерческой организации невозможна без регулярного анализа кадровых показателей и процессов, выявления резервов повышения

кадровый аудит, управление персоналом, кадровая политика, текучесть кадров, документооборот.

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [2]. Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ).

Источник: https://moluch.ru/archive/276/62537/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.