Кадровый делопроизводитель обязанности

Специалист по кадровому делопроизводству и правила ведения

Кадровый делопроизводитель обязанности

Индивидуальному предпринимателю или же небольшой фирме, численность штата которой всего несколько человек, специалист по кадровому делопроизводству не нужен. А вот крупной организации без него не обойтись. Ведь ведение делопроизводства очень важный аспект – тут существуют свои правила, которые соблюдать необходимо неукоснительно.

Иногда руководитель переоценивает свои возможности и решает, что в кадровой службе нет нужды. Это в большинстве случаев приводит к отсутствию нужных приказов, запущенности исходящих документов, что, в свою очередь ведет к штрафам.

Рассмотрим подробней, какие же функции выполняет на службе в компании специалист по кадровому делопроизводству, а также тонкости документооборота в этой сфере.

Чем занимается кадровая служба?

Большинство считает, что в этой службе сотрудники занимаются исключительно приемом и увольнениями.

Однако это далеко не все – работа в этом отделе связана с оформлением и ведением большого количества документов.

Причем нельзя вести их как вздумается – для документооборота в службе кадровой разработаны специальные правила. Существует даже инструкция по кадровому делопроизводству, которой необходимо придерживаться.

В процессе своей деятельности специалисты, работающие в этой службе, ведут специальные журналы, следят за правильным оформлением приказов, которые касаются кадров в организации. Также в их обязанности включается и регистрация исходящих документов, которую подробней мы рассмотрим позже.

Многие пытаются самостоятельно с нуля организовать в своей компании ведение делопроизводства.

Но это довольно сложно – необходимо знать все правила, разбираться в тонкостях этого процесса, понимать, как проходит регистрация документов исходящих и нумерация приказов, изучить законодательную базу.

Поэтому желательно все-таки пройти специально обучение, или, как минимум, хорошенько изучить книги по кадровому делопроизводству.

А сейчас рассмотрим, чем же занимается специалист по кадровому делопроизводству.

Обязанности специалиста

Человек, занимающий в организации подобную должность, должен:

  • Разбираться в трудовом кодексе и знать, о чем говорится в законодательных документах, касающихся документооборота в его отделе;
  • Знать особенности профиля компании – в какой сфере она ведет свою деятельность;
  • Понимать, как взаимодействуют разные отделы организации между собой;
  • Уметь проводить анализ структуры кадров;
  • Знать каким образом оформляется прием на работу и отстранение от должности;
  • Соблюдать все правила, касающиеся документооборота.

Но это далеко не все. Специалист по кадровому делопроизводству должен разбираться хотя бы в основах психологии и социологи труда, а также уметь разрешать конфликтные ситуации, если они возникают между работниками организации. По сути, на данный момент специалист по кадровому делопроизводству должен обладать навыками юриста, бухгалтера ну и непосредственно HR-специалиста.

Как проходит подготовка таких кадров?

Несмотря на то, что ведение документооборота в кадровой службе подразумевает наличие существенных знаний, для их получения совсем необязательно заканчивать ВУЗы.

Обучение там длится несколько лет, а вот необходимость создания службы кадров и ведение всех документов ждать не может. Многие предпочитают пройти обучение на специальных курсах.

На них можно получить знания, которые позволят с нуля наладить в организации процесс ведения документации, связанной с кадровыми вопросами.

Некоторые из таких курсов можно окончить дистанционно. Организованы они очень просто – на начальном этапе происходит регистрация и оплата, далее с вами проводят онлайн занятия посредством скайпа, а также высылают материалы, проводят тесты и т.д.

Можно попробовать и самостоятельно с нуля освоить эту науку. В этом случае придется запастись необходимой литературой и терпением. А для самопроверки подойдут специально разработанные тесты.

В них предусмотрены и ответы, которые помогут вам понять, насколько вы усвоили материал.

Третий вариант самый малоэффективный – ведь нет гарантии того, что вы правильно поймете изложенную информацию. Но если обстоятельства не позволяют действовать другим образом, подойдет и он. В таком случае желательно все-таки консультироваться иногда с тем, кто уже имеет опыт работы в подобной службе.

Как и зачем фиксируют исходящую документацию?

Одна из обязанностей кадрового делопроизводителя на службе – регистрация исходящих документов. Тут действуют свои правила – процедура должна проходить, согласно действующим постановлениям.

В организации может издаваться большое количество разнообразных документов, среди которых особое место отводится для исходящих.

Только после того, как прошла регистрация, документ обретает юридическую силу.

Есть специальные журналы, в которые вносятся соответствующие данные, свидетельствующие о том, что регистрация исходящих актов была произведена.

Для исходящих актов также разработана своя классификация, и регистрация может отличаться в зависимости от того, к какой категории принадлежит документ.

Они могут быть инициативными (то есть компания выступила в качестве инициатора) или же ответными. Для каждого случая в организации будут действовать свои правила.

Вносить в журналы информацию об исходящих актах можно лишь после того, как они будут подписаны уполномоченным лицом. До этого вносить информацию в журналы не рекомендуется. Ведь акт может быть и не подписан, или же изменится какая-либо информация. Тогда получится, что зафиксированы документы, которые на самом деле в организации не существуют.

Изучая правила этой процедуры, нельзя не отметить тот факт, что любой изданный акт может быть зафиксирован только один раз. Даже в ситуации, когда планируется рассылка документа нескольким корреспондентам. Просто в этом случае в соответствующей графе просто перечисляют всех получателей.

Зачем присваивают номера приказам?

Кадровикам, особенно в масштабной организации с большим количеством сотрудников, приходится иметь дело с множеством приказов, для которых предусмотрена обязательная нумерация.

Некоторые сотрудники-кадровики, чаще всего новички в этой сфере, считают, что для приказов нумерация не особо и важна, однако это заблуждение.

Ведь не зря правила, касающиеся этого нюанса делопроизводства, действуют давно, и отменять их никто не собирается в ближайшем будущем.

Как уже упоминалось ранее, приказов издается очень много, а нумерация – это идеальный способ упорядочить процедуру контроля над ними. Присвоение номера позволяет среди огромного количества приказов быстро отыскать необходимый.

В процессе присвоения номеров для приказов действуют свои правила.

Учитывают обязательно на протяжении которого срока должен хранится документ, ведь для приказов с разной длительностью хранения используют различные буквы.

Каждая компания может самостоятельно разработать для себя способ присвоения номера для приказов. Если количество приказов в организации маленькое, чаще всего пользуются самой простой схемой.

Если же компания масштабная, в интересах отдела кадров разработать собственную систему нумерации, которая упростит им жизнь.

Необходимо еще помнить о том, что с наступлением каждого нового года желательно обнулять нумерацию.

Чем грозят ошибки?

Чаще всего в делопроизводстве отдела кадров допускают оплошности во время ведения трудовых книжек, при оформлении различных приказов, а также во время заключения соглашений трудовых. Все это чревато последствиями, особенно, если дело касается двух последних пунктов.

В трудовой книжке-то все можно исправить – для этого существует специальная инструкция, и особых проблем с этим нет.

А вот ошибки в приказах и договорах ведут за собой более серьезные последствия – вплоть до судебных разбирательств и существенных штрафов. Ничего приятного в подобных ситуациях нет – придется потратить немало времени и сил для того, чтобы все уладить.

Поэтому специалисты и не рекомендуют без наличия знаний и опыта, заниматься подобной деятельностью. Намного проще позаботиться обо всем заранее — найти специалиста и оплатить его работу, чем позже разбираться с последствиями ошибок и неточностей.

Еще немного информации напоследок

Не обязательно включать в штат специалистов, которые будут заниматься этим вопросом. Сейчас все чаще практикуется аутсорсинг в этой области, поскольку подобные услуги в некоторых случаях обойдутся в разы дешевле, чем содержание в штате постоянного сотрудника.

Также у услугам подобных компаний прибегают накануне различных проверок или же в случае ухода основного специалиста. Тут никакие правила руководителя не ограничивают. Он имеет полное право выбирать подходящий для него вариант.

Источник: https://letip.ru/kadry/kadrovyy-uchet/specialist-po-deloproizvodstvu/

Должностная инструкция инспектора по кадрам

Кадровый делопроизводитель обязанности

Здесь вы можете ознакомиться с должностной инструкцией инспектора по кадрам для вашей кадровой работы. 

  Скачать должностную инструкцию инспектора по кадрам в формате Word

I. Общие положения

1.Инспектор по кадрам  относится к категории специалистов.

2.На должность инспектора по кадрам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.        

3.Инспектор по кадрам принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4.Инспектор по кадрам  должен знать:

-законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

– трудовое законодательство;

– структуру и штаты предприятия;

– порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

– порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

– порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

– порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

– основы делопроизводства;

-средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

-__________________________________________________________________________.

5.В своей деятельности инспектор по кадрам  руководствуется:

-законодательством РФ,

-Уставом организации,

-приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

-настоящей должностной инструкцией,

-Правилами внутреннего трудового распорядка организации,

-__________________________________________________.

6.Инспектор по кадрам   подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

7.На время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

8.__________________________________________________________.

II. Должностные обязанности.

Инспектор по кадрам:

1.Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2.Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

3.Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

5.Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

7.Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

8.Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9.Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

10.Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

11.Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

12.Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

13.Составляет установленную отчетность.

14.Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

15.Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

16.Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

17.Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

18.__________________________________________________________________________.

III. Права.

Инспектор по кадрам  имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

-по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

-о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

-о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2.Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4.Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5.Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6.Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

IV. Ответственность.

Инспектор по кадрам  несет ответственность в следующих случаях:

1.За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. _____________________________________________________________.

Назад в раздел

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/dolzhnostnye_instruktsii/dolzhnostnaya_instruktsiya_inspektora_po_kadram/

Должностная инструкция делопроизводителя

Кадровый делопроизводитель обязанности

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2020/2021 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2020/2021 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Кадровый делопроизводитель обязанности

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

  1. Кому передается кадровое делопроизводство;
  2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
  3. Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

  • На руководителя организации, например, директора;
  • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
  • На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

  1.  Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется.

    Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.

  2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию.

    Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность.

    Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.

  3. Прием на работу нового сотрудника.

    Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии.

    Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

  • Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/naznachenie-otvetstvennogo-za-vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva/

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

Кадровый делопроизводитель обязанности

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводствуУТВЕРЖДАЮГенеральный директорФамилия И.О.________________«________»_____________ ____ г.1. Общие положения1.1.

Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.1.2.

Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.

1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;— трудовое законодательство РФ;— профиль, специализацию предприятия.— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.— порядок определения потребности в кадрах;— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;

— положения о проведении аттестации персонала;

— порядок назначения (избрания) на должность;— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;— порядок составления отчетности по кадрам;— основы психологии и социологии труда;— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;— основы экономики, организации труда и управления;— правила по охране труда.1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:— законодательными актами РФ;— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;— приказами и распоряжениями руководства;— настоящей должностной инструкцией.2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводствуСпециалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.3. Права специалиста по кадровому делопроизводствуСпециалист по кадровому делопроизводству имеет право:3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводствуСпециалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Источник: https://hrhelpline.ru/bank-dolzhnostnyh-instruktsij/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya-spetsialista-po-kadrovomu-deloproizvodstvu/

Должностные инструкции и обязанности делопроизводителя, образец должностной инструкции — Superjob.ru

Кадровый делопроизводитель обязанности

УТВЕРЖДАЮГенеральный директор

наименование компании _______________________________

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии. 1.5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.1.7. Делопроизводитель должен знать:• Законодательство Российской Федерации – гражданское, – трудовое. • Правила речевого этикета.• Этику делового общения.• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.• Схемы документооборота.• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.• Типовые сроки исполнения документов.• Принципы работы со сроковой картотекой.• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.• Правила документационного обеспечения деятельности организации.• Виды документов, их назначение.• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.• Правила передачи дел в архив организации.• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.• Современные информационные технологии работы с документами.• Системы электронного документооборота.• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.• Правила защиты конфиденциальной служебной информации. • Требования охраны труда.1.8. Делопроизводитель должен уметь:• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.• Систематизировать документы внутри дела.• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:• законодательными актами РФ;• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;• приказами и распоряжениями генерального директора;• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. ведение документооборота компании;2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;2.5. подготовка документов к архивному хранению;2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;2.7. коммуникации с курьерскими службами.

III. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право: 3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность: 4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании. С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Источник: https://www.SuperJob.ru/pro/5337/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.