Кадровые документы это

Кадровая документация

Кадровые документы это

Меню
Авторизация/Регистрация
Менеджмент Кадровая документация
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):

  • — локальные нормативные акты,
  • — распорядительные документы,
  • — документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,
  • — информационно-расчетные документы,
  • — официальная внутренняя переписка,
  • — журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить.Распорядительные документы. К данному виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:

  • — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);
  • — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

  • — трудовая книжка,
  • — трудовой договор,
  • — справка о трудовой деятельности,
  • — копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью:

  • — личная карточка работника,
  • — штатное расписание,
  • — график отпусков,
  • — табель учета рабочего времени,
  • — график сменности,
  • — личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.Внутренняя служебная переписка используется для документального оформления всех кадровых решений.Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности.Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.Журналы учета и контроля или регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации. Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу.Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.Все ранее перечисленные внутренние документы организации делятся на три блока:

  • — обязательные,
  • — условно обязательные (зависящие от специфики организации),
  • — рекомендательные.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.Рекомендательные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании есть далеко не в каждой компании.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Право
Психология
Религиоведение
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее

Теоретические и нормативные основы кадровой документации

Меню
Авторизация/Регистрация
Менеджмент Теория и практика кадрового делопроизводства
Кадровая документация — это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.Любое юридическое лицо в процессе осуществления деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что кадровая документация фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности — труд, сопровождает человека всю его жизнь, является основой для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т.д. От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень многое. Бывает, что из-за ошибки, допущенной много лет назад, человек лишается законной надбавки к пенсии или льготы. Можно сказать, что значение кадровой документации выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда.Значение кадровой документации определяется следующими факторами:

  • · кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой очень велика в жизни общества и каждого отдельного человека;
  • · кадровая документация документирует правовые отношения работника и работодателя и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;
  • · кадровая документация является основанием для защиты интересов как работника, так и работодателя.

Понятие кадровой документации менялось со временем. В период существования СССР функции кадровой службы и соответственно состав кадровой документации были жестко ограничены и регламентированы. Современное понятие кадровой документации охватывает документы, отражающие все функции кадровой службы, принятые в данной организации, и документирование процедур (например, процедуры привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности).Современное законодательство допускает разнообразие функций кадровых служб. Набор функций зависит от особенностей организации труда в той или иной отрасли (например, на транспорте, для работающих вахтенным методом и др.), местонахождения организации (районы Крайнего Севера), организационно-правовой формы организации (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ПБОЮЛ и др.), ведомственной принадлежности (высшие учебные заведения, органы внутренних дел). Все эти особенности отражены в специальных законодательных актах, которые сотруднику кадровой службы необходимо знать и учитывать в своей работе.Кроме того, функции кадровой службы зависят от величины организации, сложившейся системы распределения обязанностей между подразделениями и, как правило, закрепляются внутренними (локальными) нормативными документами. Так, например, аттестация персонала может являться функцией кадровой службы, а может быть возложена на руководителей подразделений.Как бы ни распределялись обязанности внутри организации, какими бы функциями ни наделена была кадровая служба, существует законодательно закрепленный комплекс кадровых документов, являющийся обязательным для всех.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Право
Психология
Религиоведение
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Источник: https://rebuko.ru/kadrovaya-dokumentatsiya/

Основные кадровые документы организации: виды и особенности

Кадровые документы это

Ранее в нашей статье: «Виды кадровых документов организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ» мы уже упоминали, что кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ.

В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии в любой организации, относятся:

  • трудовая книжка работника;
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • трудовой договор (или контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
  • личную карточку (форма № Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;

Рассмотрим более подробно вышеприведенные документы.

Трудовая книжка. Трудовая книжка работника является основным документом, подтверждающим имеющуюся у работника трудовую деятельность и его трудовой стаж (см. ст.66 Трудового кодекса РФ). Трудовая книжка предъявляется работником при трудоустройстве (приеме на работу).

Ведением трудовых книжек осуществляет работодатель в соответствии с порядком заполнения, ведения и хранения, утвержденным Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69.

При увольнении работника все записи о его работе, награждениях, переводах на другую должность, внесенные в трудовую книжку в период работы работника в организации, должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.

Штатное расписание. Данный документ утверждается в начале работы организации по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 и действует бессрочно.

Если есть на то необходимость, в штатное расписание могут вноситься дополнения в неограниченном количестве, такие дополнения в свою очередь утверждаются приказом руководителя организации.

Действующий Трудовой кодекс РФ прямо не указывает на необходимость наличия этого документа в организации.

Одновременно с этим обязательность этого документа упоминается в статье 15 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Помимо указанного, штатное расписание содержится и в перечне документов, проверяемых сотрудниками Пенсионного Фонда РФ.

Трудовой договор. Трудовой договор с работником – основополагающий документ в кадровом делопроизводстве организации (ст. 56 Трудового кодекса РФ). Он заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем.

Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов и требований трудового законодательства по соглашению работника и работодателя. трудового договора определяется в соответствии с положениями статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Прием работника в организацию (вновь принятые работники) оформляются приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу по форме № Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1, на основании заключенного с работником трудового договора.

приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой функции работника.

Данный документ является основанием для предоставления работнику его рабочего места и закрепления за ним необходимого имущества работодателя. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу подготавливается одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников и личных карточек, составляет 75 лет.

График отпусков.

Данный документ утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года, об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. График отпусков необходим для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на текущий календарный год с разбивкой по месяцам.

Табели учета рабочего времени. В табеле учета рабочего времени фиксируется рабочее время каждого работника организации за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени. Унифицированная форма табеля учета рабочего времени № Т-12 и № Т-13, утверждены Постановлением Госкомстата России № 1.

В нем содержится табельный номер каждого работника организации, фамилию, имя и отчество работника, а также сведения о рабочем времени за каждое число отработанного месяца.

Табель учета рабочего времени ведется табельщиком или ответственным за ведение табеля лицом, которое назначается приказом руководителя с целью кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, об этом сказано в статье 190 Трудового кодекса РФ. Унифицированной формы правила не имеют.

Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и включают в себя, как правило, следующие разделы: прием на работу; перевод на другую должность; увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.п.

Положение по защите персональных данных работника.

Источник: http://apgmag.com/osnovniye-kadrovie-dokumentiy/

Кадровые документы. Обязательные и не очень

Кадровые документы это

Документы отдела кадров определяют правильное оформление документов во всей организации. Мы должны быть уверены в том, что нам будет верно начислена зарплата, рассчитан отпуск, внесены записи в трудовую книжку.

Небрежное ведение кадрового делопроизводства может привести к конфликтам, судебным разбирательствам и потере ценных сотрудников.

Обязательные кадровые документы:

Наименование документа ОснованиеУсловие Форма и требования к составлению
Внутренние локальные нормативно-правовые акты организации
Правила внутреннего трудового распорядкаСтатьи 189, 190 ТК РФОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение о защите персональных данныхСтатьи 85,86,87 ТК РФОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение по организации работ по охране трудаПункты 4.2, 5.7ГОСТ Р 12.0.006–2002ОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Инструкция поохране трудаСтатьи 212,217 ТК РФОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Должностные инструкцииСтатьи 85,86,87 ТК РФОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение о защите персональных данныхЕдиный тарифно-квалификационный справочникОбязателенПроизвольная
Положение обоплате труда иматериальном стимулированииСтатьи 135 ТК РФ Обязателен в томслучае, если втрудовом договорене расписана система оплаты труда и материальногостимулированияПроизвольная
Положение обохране коммерческойтайныСтатья 57 ТК РФОбязателен, если втрудовом договорезакреплена обязанностьработника сохранятькоммерческую тайнуПроизвольная
Коллективный договорСтатья 22 ТК РФОбязателен, еслиесть соответствующеесоглашение междуработодателем иработникамиПроизвольная
Положение о структурном подразделенииНетНеобязателенПроизвольная
Документы по учету кадров и рабочего времени
Трудовой договорСтатьи 16, 56,57 ТК РФОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Штатное расписаниеСтатьи 15, 57ТК РФОбязателенФорма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
График отпусковСтатья 123 ТК РФОбязателенФорма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Личная карточка Т-2НетОбязателенФорма Т-2 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Приказы по личному составуСтатьи 68,72 ТК РФОбязателенФормы Т-1, Т-5, Т-6,Т-9, Т-11, Т-8согласно унифицированнымформам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Приказ опривлеченииработников ксверхурочной работеСтатья 99 ТК РФОбязателен, еслиработникипривлекаются ксверхурочной работеили работе ввыходные дниПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Письменное согласиеработника навыполнение сверхурочнойработы, работыв выходные ипраздничные дниСтатья 99 ТК РФОбязателен, еслиработникипривлекаются ксверхурочной работеили работе ввыходные дниПроизвольная
Табель учетарабочего времениСтатья 91 ТК РФОбязателенФормы Т-12 и Т-13согласно унифицированнымформам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Перечень должностейработников сненормированнымрабочим днемСтатья 101 ТК РФОбязателен, если ворганизации естьтакая категорияработниковПроизвольная
График сменностиСтатья 103 ТК РФОбязателен, если ворганизации естьперсонал,работающий посменному графикуПроизвольная
Договор околлективной материальнойответственностиСтатья 245 ТК РФОбязателен, если ворганизации ведутсяработы всоответствии сПеречнем работ, привыполнении которыхможет вводитьсяполная коллективная(бригадная) материальнаяответственностьТиповая форма,установленная вПриложении 4 кПостановлениюМинтруда Россииот 31.12.2002 N 85
Договор ополной индивидуальнойматериальной ответственностиСтатьи 243, 244ТК РФОбязателен, еслиесть материальноответственные сотрудникиТиповая форма,установленная вПриложении 2 кПостановлениюМинтруда Россииот 31.12.2002 N 85
Книга учетадвижениятрудовых книжеки вкладышей книмПостановлениеМинтруда Россииот 10.10.2003N 69 «ОбутвержденииИнструкции позаполнениютрудовых книжек»ОбязателенТиповая форма,установленная вПриложении 3 кПостановлениюМинтруда Россииот 10.10.2003 N 69,должны быть соблюденытребования пооформлению
Журнал учетамероприятий поконтролю проверяющимиорганамиПункт 5 ст. 9Федерального законаот 08.08.2001N 134-ФЗ «Озащите правюридическихлиц ииндивидуальных предпринимателейпри проведениигосударственного контроля(надзора)»ОбязателенПроизвольная, должныбыть соблюденытребования пооформлению (документдолжен быть пронумерован,прошит, опечатан)
Журнал регистрацииучета прохожденияинструктажа поохране трудаСтатьи 212,217 ТК РФОбязателенСогласно формам,рекомендуемым вПриложениях 4 и 6 кГОСТ 12.0.004–90, должныбыть соблюденытребования пооформлению (документ должен быть пронумерован,прошит, опечатан)
Журнал регистрацииознакомленияработников свнутренними локальнымиактамиСтатья 68 ТК РФНеобязателен в томслучае, если фактознакомления можноподтвердить другимдокументомСогласно установленнымобразцам должны бытьсоблюдены требованияпо оформлению(документ должен бытьпронумерован,прошит, опечатан)
Журнал регистрацииприказов поличному составуНетНеобязателенПроизвольная, должныбыть соблюденытребования пооформлению (документдолжен быть пронумерован,прошит, опечатан)
Журнал регистрациитрудовыхдоговоровНетНеобязателенПроизвольная, должныбыть соблюденытребования пооформлению (документ должен быть пронумерован,прошит, опечатан)

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2014-01-02T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:null,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2014/06/obyazatelnyedocumentydlyaotdelakadrov.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Обязательные кадровые документы. Что должно быть в jотделе кадров организации, а что иметь необязательно. Правильное оформление кадровых документов по статьям ТК РФ на docdelo.ru”,”word_count”:731,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: https://www.docdelo.ru/2014/06/obyazatelnyedocumentydlyaotdelakadrov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.