Кадровое делопроизводство журналы учета обязательные

Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров

Кадровое делопроизводство журналы учета обязательные

В предыдущих статьях, посвященных ведению реестров и журналов в кадровом делопроизводстве, мы рассматривали те формы, которые обязательны для ведения у всех или у отдельно взятых работодателей.

Но в процессе работы отдела персонала образуется, как правило, такое количество документов, что возникает необходимость их упорядочить тем или иным образом. И в этом нам помогают специальные журналы.

Как правило, большая часть крупных компаний в настоящий момент перешла на системы электронного внутреннего документооборота и им не требуется вести в бумажном виде, например, журналы учета входящей и исходящей корреспонденции, приказов и трудовых договоров.

Однако даже в таких организациях до сих пор часто используются бумажные реестры должностных инструкций, журналы учета выданных доверенностей и т. п., в которых требуется проставлять личные подписи сотрудников для подтверждения фактов ознакомления с документами и получения их на руки. Остановимся на наиболее популярных в работе кадровых служб.

Журналы учета командированных работников

Кроме того, на практике с помощью такого журнала можно достаточно быстро найти сведения о командировках работников для целей бухгалтерского учета и налогообложения, подобрать и предоставить соответствующие данные для налоговых проверок.

Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре.

Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.

Если компания примет решение вести подобный журнал, то соответствующий порядок оформления и учета командировок следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или специальном Положении о командировках).

Итак, давайте разберемся, как вести подобные журналы.

В журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, сплошным способом, хронологически указываются:

  • Ф.И.О. работников, выбывающих в командировки;
  • при наличии – реквизиты командировочного удостоверения (ныне также не обязательного). Графу «реквизиты командировочного удостоверения» можно заменить другой, в которой будут отражены реквизиты организационно-распорядительного документа работодателя (например, приказа), которым работник направлен в командировку (см. отметку «1» в Примере 1);
  • наименование организации, в которую командирован работник;
  • пункт назначения.

Для удобства можно снабдить журнал дополнительными графами, например:

  • период командировки;
  • отметка о возвращении из командировки (в т.ч. о досрочном возвращении) (см. отметку «2» в Примере 1).

Пример 1. Фрагмент журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки

Это позволит оперативно вести учет работников, за которыми, пока они находятся в командировке, сохраняется рабочее место.

Журнал учета работников, прибывших в командировку, актуален тем, что помогает систематизировать информацию о прибывших в командировку работниках, отследить своевременность убытия данных работников, выдачи им пропусков, получить необходимую минимальную информацию, которая может понадобиться, если с работником, направленным к вам в командировку, произойдет несчастный случай на производстве (когда необходимо оперативно проинформировать работодателя пострадавшего). Информация о датах прибытия и выбытия таких работников также будет нужна работодателю при расследовании несчастного случая на производстве и установлении сроков пребывания командированного работника в принимающей организации.

Образец заполнения журнала см. в Примере 2. Обратите внимание: в «шапку» третьего столбца внесены изменения, где вместо организации, выдавшей командировочные удостоверения, указана формулировка про организацию, направившую работников в командировку.

Добавим, что в утвержденных ранее формах ни в одном, ни в другом журнале не предусмотрены реквизиты подписи работников.

Но при их отсутствии данные журналы с легкостью можно заполнять и «задним числом», что явно снижает их доказательственную силу в случае споров или несчастных случаев.

Поэтому вы можете предусмотреть соответствующий столбец, куда проставлять подпись командированного работника.

Пример 2. Фрагмент журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/deloproizvodstvo-v-kadrovoy-sluzhbe/48630-neobyazatelnye-zhurnaly-i-knigi-ucheta-v-otdele-kadrov/

Перечень обязательных кадровых документов, документы кадровой службы

Кадровое делопроизводство журналы учета обязательные

Обязательные кадровые документы, переченьДанный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.

№ п/пДокументКаким документом регламентируетсяПримечаниеСрок хранения
1.Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Статьи 56, 189, 190 ТК РФПри приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)
2.Положение о защите персональных данных работниковСтатьи 86, 87, 88 ТК РФПри приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
3.Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.Постоянно (ст. 32 Перечня)
4.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к нимИнструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.50 лет – ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
5.Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к нимИнструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
6.Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулированииРаздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФПри наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
7.Положение о системе обученияСтатьи 196, 197 ТК РФПри наличии системы обучения в организации.Постоянно
8.Положение об аттестации работниковСтатья 81 ТК РФПри проведении аттестации по решению работодателя.Постоянно
9.График отпусковСтатья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.1 год (ст. 356 Перечня)
10.Трудовой договорСтатьи 16, 56, 57, 67 ТК РФЗаключается в письменной форме с каждым работником.75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)
11.Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиямПринимаются по решению работодателя.Постоянно
12.Приказы о приеме на работуСтатья 68 ТК РФИздаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.75 лет ЭПК
13.Приказы о переводе на другую работуСтатья 72.1 ТК РФИздаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).75 лет ЭПК
14.Приказы об увольненииСтатья 84.1 ТК РФ75 лет ЭПК
15.Приказы по основной деятельностиИздаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
16.Приказы о предоставлении отпусковГлава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1Издаются на основании графика отпусков или заявления работника5 лет
17.Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платыСтатья 128 ТК РФОтпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)
18.Личная карточка работника (форма Т-2)Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1Ведется на каждого работника.75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)
19.Трудовая книжкаСтатья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив
20.Договоры о полной материальной ответственностист. ст. 243, 244 ТК РФПриложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.5 лет
21.Журнал учета работников, выбывающих в командировкиИнструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 “О служебных командировках в пределах СССР”Рекомендуемый
22.Журнал учета работников, прибывающих в командировкиИнструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 “О служебных командировках в пределах СССР”Рекомендуемый
23.Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельностиИнструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя5 лет
24.Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работуТо же75 лет
25.Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольненииТо же75 лет
26.Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусковТо же50 лет
27.Журнал регистрации командировочных удостоверенийТо же5 лет
28.Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудаЧасть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником1 год (ст. 281 Перечня)
29.График сменности при сменной работеСтатья 103 ТК РФДоводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.1 год
30.Журнал учета мероприятий по контролюФедеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)
31.Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссийПоложение об аттестации работников предприятияОформляются аттестационной комиссией15 лет
32.Табели и наряды работников вредных профессийЧасть 3 статьи 91 ТК РФСоставляются ежемесячно.75 лет
33.Списки работающих на производстве с вредными условиями трудаПостановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.75 лет
34.Списки работников, уходящих на льготную пенсию50 лет
35.Переписка о назначении – государственных пенсий и пособий;- льготной пенсииТо же5 лет10 лет
36.Инструкции по охране труда по профессиямРаздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФПостоянно
37.Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ10 лет
38.Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствованияСтатья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)5 лет
39.Акты о несчастных случаяхПостановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»45 лет
40.Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний45 лет

Примечание. Сроки хранения указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России Козловым В.П. 6 октября 2000 года.

2009

к.ю.н.

Партнер ПБ Юристократ

Приходин С.А.

Comments:

  • ВКонтакте
  • JComments

Download SocComments v1.3

 

Источник: https://ukrat.ru/index.php?/Trudovoe-pravo/perechen-obyazatelnyx-kadrovyx-dokumentov-dokumenty-kadrovoj-sluzhby.html

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве – СИЗ, нормы, инструкции

Кадровое делопроизводство журналы учета обязательные

13:00, 03 октября 2013 2   20   6117

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

  •   локальные акты,
  •   договоры,
  •   приказы,
  •   основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.

    )

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.

Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему.  Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

  1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
  2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
  3.  «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
  4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
  5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
  6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/kakie-zhurnaly-registracii-kadrovyx-dokumentov-neobxodimy/

Кадровые журналы ведение которых обязательно 2018

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018

  • Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
  • Кадровое делопроизводство — журналы учета
  • Журналы
  • Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
  • Документы предприятия службы
  • Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Конструктор документов Кадры Кадровые документы Журналы В кадровом делопроизводстве распространена журнальная форма регистрации документов. Журналы регистрации используются для сохранности и учета документов, а также могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником, как дополнительное доказательство своевременности издания документа. Виды Кадровыми работниками ведутся, в частности, следующие журналы:

Кадровый учет с нуля пошагово

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя.

Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству».

В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Источник: http://rossiz.ru/obyazatelnye-zhurnaly-ucheta-v-kadrovom-deloproizvodstve/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.