Кадровое делопроизводство на предприятии

Содержание

Организация кадрового документооборота на предприятии

Кадровое делопроизводство на предприятии

В современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления персоналом.

Для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, в том числе кадровыми, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Также организация работы с кадровыми документами влияет на качество работы службы персонала, организацию и культуру труда работников всей организации. От того, насколько профессионально ведется кадровая документация, зависит успех управленческой деятельности организации в целом.

Поэтому грамотный работник службы персонала должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за ведение кадровой документации в организации, не знакомы с основами современного кадрового делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации.

Что такое кадровое делопроизводство?

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).

Любой кадровый документфиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупностикорреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровыхдокументов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью.Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайносерьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависитподтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те илииные права работника.

Задачи кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— документальнооформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретногоработодателя;

— построить стройнуюсистему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— регламентироватьвзаимоотношения работника и работодателя;

— создатьорганизационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так идля работодателя;

— разрешить трудовые споры.

[flat_ab id=»5″]

Виды кадровых документов

По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов.

1. Документация поприему на работу:

— заявление о приеме наработу;

— контракт о назначениина должность;

— приказ о приеме наработу;

— протокол общегособрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация попереводу на другую работу:

— заявление о переводена другую работу;

— представление опереводе на другую работу;

— приказ о переводе надругую работу.

3. Документация по увольнениюс работы:

— заявление обувольнении;

— приказ об увольнении;

— протокол общегособрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация пооформлению отпусков:

— график отпусков;

— заявление опредоставлении отпуска;

— приказ опредоставлении отпуска.

5. Документация пооформлению поощрений:

— представление опоощрении;

— приказ о поощрении;

— протокол общегособрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация пооформлению дисциплинарных взысканий:

— докладная записка онарушении трудовой дисциплины;

— объяснительнаязаписка о нарушении трудовой дисциплины;

— приказ о наложениидисциплинарного взыскания;

— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основныхуправленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить ввиде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения иразличающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.

1. Организационно-правоваядокументация:

— правила внутреннеготрудового распорядка;

— штатное расписание;

— положение оструктурном подразделении;

— график отпусков;

— должностныеинструкции.

2. Персональнаядокументация:

— трудовая книжка;

— личное дело;

— личная карточкаработника.

3. Договорнаядокументация:

— коллективный договор(соглашение);

— трудовой договор.

4. Распорядительнаядокументация:

— приказы по личномусоставу.

5. Учетная кадроваядокументация:

— учетные формы (книги,журналы и др.) кадровой документации;

— документация по учетурабочего времени и расчетов с персоналом.

6.Информационно-справочная документация.

Причем к локальнымнормативно-правовым актам относятся:

— правила внутреннеготрудового распорядка;

— коллективный договор;

— штатное расписание;

— положение одолжностной инструкции;

— положение о защитеперсональных данных работников;

— положение по оплатетруда;

— положения о структурных подразделениях и др.

Кадровая политика и кадровый документооборот в компании

Существование любойорганизации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планированиякакой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлениемпервичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственнойрегистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующему законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой в организации.

[flat_ab id=»5″]

Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.

Исходя из определения,можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является созданиесистемы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административныхметодах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных насближение интересов работника и организации, достижение высокойпроизводительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачейкадровой политики служит обеспечение условий реализации действующегозаконодательства в области трудовых взаимоотношений.

Типы кадровой политики

Типы кадровой политики:

а) по уровнюосознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:

1) Пассивная, когдаруководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношенииуправления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативныхпоследствий.

Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровыхпотребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство вданном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагированияна какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможныхпоследствий этих ситуаций.

2) Реактивная. В данномслучае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния вкадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимаетсвоевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин,которые привели к кризису в кадровой работе.

3) Превентивная, т.е.данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либотрудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятияимеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятиясодержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах,сформулированы задачи по развитию персонала.

4) Активная. Осуществовании данной кадровой политики можно говорить,  когда руководство предприятия имеет не толькопрогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадроваяслужба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводитьрегулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.

б) по степениоткрытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:

1) Открытая кадроваяполитика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальныхсотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использованановыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка,ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.

2) Закрытая кадроваяполитика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свойсостав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантныедолжности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое времяработающими в организации. Данная политика характерна для компаний,ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а такжеработающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.

Источник: https://schetuchet.ru/organizaciya-kadrovogo-dokumentooborota-na-predpriyatii/

Кадровое делопроизводство на предприятии

Кадровое делопроизводство на предприятии

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Пошаговые рекомендации по оформлению

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Обязательные документы кадрового делопроизводства

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

  • отпуска;
  • премии;
  • командировки;
  • дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.

Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете:

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом  положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками.

Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они.

Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке  в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится:

  • наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
  • ФИО работника;
  • должность, на которую принимается работник;
  • срок трудового договора;
  • вид договора (совместительство или основная должность);
  • должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
  • оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
  • график работы;
  • результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
  • реквизиты и подписи сторон.

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний  форзац.

Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

  • прием заявления у работника;
  • ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
  • оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
  • оформление приказа о приеме на работу;
  • заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
  • передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10086

С чего начать организацию кадрового делопроизводства ооо – пошаговая инструкция с нуля

Кадровое делопроизводство на предприятии

Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора.

Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания. Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки.

В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия.

Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его.

Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

  • подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
  • отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
  • стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

  • Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля. 
  • Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы.

В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников.

Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.

После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

  • все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
  • дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
  • установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

№2 Изучение документации

В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

  • порядка установки суммы заработка;
  • продолжительность заключения договора о найме.

Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

  • Наименование руководителя, должности. Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.
  • Определение уполномоченного лица со стороны работодателя, которое может принимать решения по зачислению на работу.

Второе проверить довольно просто – кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.

  • Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
  • Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
  • Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
  • Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
  • Договоры о принятии на работу, контракт.

Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.

№4 Трудоустройство директора

Это основной руководитель, главное лицо. Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

№5 Составление основной документации

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним. Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности.

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.

К пакету основной документации также относятся:

  • правила распорядка в организации (график работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);
  • журналы учета.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

  • Место – наименование, юр.адрес.
  • Рабочее время.
  • Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
  • Бонусы, которые получает сотрудник.
  • Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
  • Вакансия.
  • Срок договора – ограниченный или бессрочный.
  • Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями.

Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны.

Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

  • Отказаться от локальной документации имеют право только ИП, и то при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
  • К обязательным относятся: правила распорядка, оплата труда, конфиденциальность данных.
  • Принимать данные акты можно только при одобрении представительного органа работников. Но так как мы даем пошаговую инструкцию о наборе кадров с нуля, то, соответственно, такого органа на предприятии еще просто нет.
  • Каждый документ, который имеет причастность к деятельности, правам и обязанностям рабочего, должен быть озвучен или предоставлен для чтения, а также задокументирован личной подписью трудящегося.

Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом.

№8 Принятие на работу сотрудников

Мы подходим к финальной стадии – к найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были пройдены успешно. Упрощает и ускоряет процесс то, что фактически не нужно обращаться ни в одну контролирующую организацию.

Недостаточно просто провести собеседование, сказать «Вы приняты» и поставить свою подпись в договоре. Также понадобится подготовить документацию:

  • трудовое соглашение – подписывается с обеих сторон;
  • приказ о зачисление на должность;
  • запись в трудовой книжке.

Алгоритм следующий:

  • сперва стоит принять от рук заполненное заявление соискателя;
  • затем происходит ознакомление его со всеми локальными документами – под роспись о том, что он согласен;
  • заключение и подписание контракта, обсуждение нюансов и внесение коррективов;
  • заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки по учету кадров;
  • создание личного дела.

Это обязательный комплекс. После его оформления все нужно принести в бухгалтерию, где сотрудник включается в списки лиц, получающих оклад. Все зарплатные вопросы с настоящего момента будут решаться через бухгалтера. После заполнения, пакет бумаг возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Посмотрим, что поменялось за 2019 год. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются – может меняться немногое, а может что-то серьезное.

Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании – специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства.

На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект.

Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте.

И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника. Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.

Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

  •  зачисление на должность;
  • ознакомление с локальными правовыми актами;
  • предоставление отпуска, больничного;
  • назначение на командировку, обучение.

При этом хранить переписку понадобится также долго (от 5 до 75 лет), как и на бумажном носителе. Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

НарушениеШтраф на должностное лицоСанкции на организацию
Нет перечисленного пакета документов, не ведется учет, не хранятся бумаги – первое предупреждениеОт 1 000 до 5 000 рублейОт 30 до 50 тыс.руб.
Аналогичный проступок во второй разОт 10 000 до 20 000 рублейОт 50 до 70 тыс.руб.
Персональные данные работника обрабатываются без его письменного согласияОт 10 000 до 20 000 рублейОт 15 до 75 тыс.руб.

Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его права. В ходе расследования будут наложены санкции, а фирма будет поставлена на учет.

Заключение

В статье мы рассказали про кадровое производство с нуля, дали пошаговое руководство для самостоятельного ведения бизнеса и предостерегли от трудностей, которые могут возникнуть. Если вы переживаете за качество отдела кадров и его правильную работу или не хотите оплачивать штатную единицу – кадровика, рекомендуем обратиться за услугами в «Business-result group»

Источник: https://business-result.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-poshagovaya-instruktsiya-s-chego-nachat-dokumentooborot/

Общие вопросы организации кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство на предприятии

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2009, N 6

Общие вопросы организации кадрового делопроизводства

Организация кадрового делопроизводства необходима для упорядочения работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства.

Небрежность в ведении кадрового делопроизводства может негативно отразиться на благополучии организации в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении работников на работу работодатель может быть привлечен к административной ответственности и т.д. В статье системно рассмотрены общие вопросы организации кадрового делопроизводства – состав кадровой документации, примерный перечень документов по управлению персоналом в организации, нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами, а также общие требования к оформлению кадровой документации.

Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, т.к. позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

– оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

– организовать учет личного состава;

– обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;

– обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;

– оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;

– обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;

– организовать учет рабочего времени;

– обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;

– организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на 2 группы (рис. 1) и включает в себя:

– организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;

– распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

– персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

– учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

– плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

– отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Примерный состав кадровой документации предприятия

┌───────────────────────────────────────────┐

│ Состав кадровой документации предприятия │

└──────────────────────┬────────────────────┘

┌────────────────────┴──────────────────┐

\│/ \│/

┌──────────────────┴───────────────────┐┌──────────────────┴──────────────┐

│ Локальные нормативные акты, ││ Документы по кадровым функциям │

│ связанные с управлением персоналом ││ │

└────────┬───────────────────┬─────────┘└─┬───────────────────────────────┘

\│/ \│/ │

┌────────┴────────┐┌─────────┴─────────┐ │ ┌─────────────────────────┐

│ Предусмотренные ││Непредусмотренные │ ├───>│ Основания к приказам │

│ ТК РФ ││ ТК РФ │ │ └─────────────────────────┘

├─────────────────┘├───────────────────┘ │ ┌─────────────────────────┐

│ │ ├───>│ Приказы (распоряжения) │

│ ┌──────────────┐│ │ │ по личному составу │

│ │ Обязательные ││ │ └─────────────────────────┘

├─>│ для всех ││ ┌─────────────────┐ │ ┌─────────────────────────┐

│ │ организаций ││ │ Документы для │ ├───>│ Первичные учетные │

│ └──────────────┘│ │ управления │ │ │ документы по кадрам │

│ ┌──────────────┐└>│ персоналом │ │ └─────────────────────────┘

│ │ Обязательные │ │ и кадровым │ │ ┌─────────────────────────┐

│ │ с учетом │ │делопроизводством│ ├───>│ Личные документы граждан│

└─>│ специфики │ └─────────────────┘ │ │ (работников предприятия)│

│ деятельности │ │ └─────────────────────────┘

│ организации │ │ ┌─────────────────────────┐

└──────────────┘ └───>│ Информационно-справочные│

│ документы │

└─────────────────────────┘

Рис. 1

Примерный перечень документов, разрабатываемых в ходе управления персоналом организации, представлен в табл. 1.

Примерный перечень документов по управлению

персоналом в организации

Процедуры управления

персоналом

Разрабатываемые документы

Документирование заключения трудового договора

и приема на работу

– Заявление о приеме на работу – Трудовой договор (соглашение) – Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу – Личный листок по учету кадров (анкета) – Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете) – Автобиография

– Резюме

Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и

расстановки кадров

– Коллективный договор – Устав (положение об) организации – Правила внутреннего трудового распорядка – Положение о структурном подразделении – Должностная инструкция – Структура и штатная численность – Штатное расписание – Приказ о распределении обязанностей между

руководством организации

Документирование учета использования

рабочего времени

– График предоставления дополнительных дней отдыха – Заявление об установлении (отмене) неполного

рабочего времени

Документирование
сверхурочных работ

– Заявка о проведении сверхурочных работ – Протокол заседания выборного профсоюзного органа в случае его наличия в организации

– Приказ о проведении сверхурочных работ

Учет сверхурочныхработ, выполненных

каждым работником

– В каждом подразделении ведется специальный журнал учета сверхурочных работ – На основании этих журналов составляется сводный

журнал учета сверхурочных работ по организации

Документирование привлечения работников к работе

в выходные дни

– Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха – Заявление об отгуле(ах)

– Распоряжение о предоставлении отгула(ов)

Документирование вопросов организации материального стимулирования

персонала

– Положение об оплате труда и материальном стимулировании – Положение об организации оплаты труда работников – Положение о премировании персонала – Положение о социальных выплатах и льготах (социальном пакете) – Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы в организации – Положение о выплате надбавки за ученую степень – Положение об обязанностях и оплате труда отдельных

категорий персонала

Документирование поощрения

работников

– Представление о поощрении – Издание приказа (распоряжения) о поощрении работника

(работников)

Документирование процедур нематериального стимулирования

персонала

– Положение о проведении конкурсов профессионального мастерства на звание “Лучший по профессии” – Положение о почетном звании (грамоте) – Положение о знаке отличия “Профессионал”

– Положение об организации трудовых соревнований

Документирование основных процедуруправления

персоналом

– Этический кодекс организации – Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности – Положение о проведении аттестации персонала – Положение о профессиональном обучении кадров – Положение о системе непрерывного фирменного профессионального образования – Положение о конкурсном отборе специалистов, направляемых в аспирантуру (докторантуру) для целевой подготовки – Положение о комиссии по отбору руководителей и специалистов на руководящие должности организации – Положение о подготовке руководителей и специалистов для работы за рубежом – Положение о работе с молодыми специалистами с высшими средним профессиональным образованием – Положение о прохождении стажировки специалистов служб управления персоналом – Положение об управлении деловой карьерой персонала

и др.

Документирование предоставления отпусков

работникам

– График отпусков – Заявление о предоставлении отпуска – Приказ (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (работникам)

– Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

Документирование прекращения трудового договораи увольнения

с работы

– Заявление об увольнении – Представление о расторжении трудового договора – Протокол выборного профсоюзного органа – Приказ (распоряжение) о прекращении действия

трудового договора с работником (работниками)

При документировании необходимо помнить, что фиксация информации на бумаге или ином носителе, выполненная в соответствии с нормативными требованиями, обеспечивает юридическую силу документа (табл. 2).

Нормы права, регламентирующие различные аспекты

работы с кадровыми документами

Группа правовых норм

Наименование нормы права

Источник: https://hr-portal.ru/article/obshchie-voprosy-organizacii-kadrovogo-deloproizvodstva

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.