Кадровое делопроизводство это

Кадровое делопроизводство: постановка и ведение кадрового учета

Кадровое делопроизводство это

Кадровое делопроизводство – это мероприятия, направленные на организацию эффективного оборота кадровых документов, надлежащее оформление отношений между работником и работодателем.

Основными кадровыми документами являются трудовые договора, приказы о принятии на должность, увольнении, переводе и прочие соответствующие акты работодателя. Грамотное ведение кадрового делопроизводства требует глубоких знаний в области трудового права.

Специалист по кадровому делопроизводству должен не только следить за всеми текущими изменениями законов, но и уметь правильно работать с документами.

Кадровое делопроизводство — кому это необходимо?

Как правило, вопрос организации и ведения кадрового делопроизводства возникает на новых предприятиях, где механизм работы еще не отлажен до конца.

Для уже действующих организаций данная услуга на так актуальна, и тем не менее, они также иногда нуждаются в грамотном учете кадров. Причиной тому может быть выявление грубых ошибок в работе отдела, неопытность штатного специалиста, увольнение недобросовестных работников и т.п.

Восстановление кадрового учета требуется в случаях приобретения действующего бизнеса, где делопроизводство не велось или велось с ошибками, физического уничтожения документов в результате пожара, затопления и других форс-мажорных обстоятельств.

Также, восстановление кадрового учета требуется при выявлении грубых нарушений в кадровом делопроизводстве, которые не подлежат исправлению.

Варианты постановки кадрового учета

Руководитель хозяйствующего субъекта может решить проблему кадрового делопроизводства следующими способами:

  • принять в штат специалиста кадровой службы или организовать отдел, включающий несколько сотрудников (в зависимости от потребностей предприятия);
  • поручить ведение кадрового делопроизводства секретарю, бухгалтеру, юристу и т.п.;
  • передать учет кадров на аутсорсинг профильной компании;

Каждый способ имеет свои преимущества и недостатки. Так, например, наличие штатной кадровой службы позволит организовать ее работу в соответствии со спецификой деятельности компании, контролировать сотрудников.

Однако определить квалификацию специалистов, принимаемых в штат, можно лишь через несколько месяцев работы. При отрицательных результатах трудовые договора с ними придется расторгать, искать новых специалистов, которые также могут оказаться некомпетентными.

Второй вариант, при котором ведение кадрового делопроизводства поручается другому сотруднику, чреват тем, что из-за чрезмерной перегрузки работник не сможет нормально выполнять ни основные, ни дополнительные обязанности.

К тому же отсутствие специальных знаний у секретаря или бухгалтера приведет к ошибкам в ведении учета. Их результатом может нарушение требований трудового законодательства и, как следствие, наложение штрафа на руководителя и юридическое лицо.

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге – наиболее выгодный и разумный вариант решения проблемы. В этом случае все организационные моменты компания-подрядчик берет на себя. У заказчика нет необходимости обустраивать рабочее место, приобретать компьютеры, программное обеспечение, оплачивать налоги и нести прочие расходы, связанные с работой штатных работников.

Отношения заказчика и подрядчика не регулируются нормами трудового законодательства, а носят характер гражданско-правовой сделки.

Это означает, что работодатель не ограничивается рамками ТК РФ. Он не заключает с исполнителями трудовых договоров, не обязан предоставлять им отпуска, оплачивать пособия и пенсионные и страховые взносы.

Если работа исполнителя перестанет устраивать заказчика, он в любой момент вправе расторгнуть договор на оказание услуг с данной мотивировкой.

Кадровое делопроизводство — что входит в организацию?

Обобщенно кадровый учет можно представить в виде перечня мероприятий:

  • открытие личного дела на каждого работника;
  • формирование штатного расписания, табелей рабочего времени;
  • составление приказов, касающихся работы с персоналом;
  • ведение трудовых книжек (с 1 января 2020 данные документ формируется в электронном виде);
  • ведение графика отпусков;
  • выдача работникам справок с места работы, трудовых книжек (при увольнении), приказов;
  • разработка коллективных договоров, положений об оплате труда, сохранности персональных данных сотрудников, актов о премировании и т.п.;
  • передача подготовленных учетных документов на согласование заказчику (например, аутсорсер составляет приказ о переводе сотрудника на другую должность, передает его руководителю для проставления резолюции, а затем для ознакомления сотруднику, в отношении которого данный приказ вынесен);
  • формирование графика сменности (на производствах непрерывного цикла);
  • документальное оформление процедуры по привлечению работника к дисциплинарной ответственности.

Мы привели приблизительный перечень работ, которые входят в компетенцию специалистов кадровой службы. Конкретные обязанности определяются числом работников и особенностями конкретного бизнеса.

Например, должностная инструкция не нужна, если в трудовом соглашении уже содержится пункт о должностных обязанностях. Также, если договор закрепляет размер заработной плате, в написании одноименного положения уже нет необходимости.

При чем здесь юрист, ведь кадровый учет ведут бухгалтера или кадровики?

Конечно, кадровую работу полностью, юрист не ведет, – ее делает кадровик, иногда бухгалтер. Но они, в силу ограниченного знания закона, допускают очень много ошибок.

Поэтому, если вы хотите, чтобы трудовая инспекция вас не наказала, обязательно поручите юристу контроль за работой отдела кадров.

Задача юриста или юридической компании заключаются в проверке работы отдела кадров по:

1. Деятельности отдела кадров компании;2. Правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;3. Требованиям норм трудового законодательства;4. Соблюдению требований норм охраны труда.

5. Порядку работы с персональными данными.

Ситуации могут быть разными. Но если вы заранее позаботитесь о проверке кадрового делопроизводства, то сможете избежать таких проблем, как:

  • проверка трудовой инспекции по заявлению работника;
  • расходов на улаживание конфликта;
  • штрафных санкций за неправильный кадровый учет;
  • административной ответственности;
  • и т.д.

Все это связано с дополнительными расходами, которые предпринимателю ни к чему. Читайте более подробно про ответственность за ошибки ниже.

Вы можете обратиться за проверкой кадрового делопроизводства в юридическую фирму «Шмелева и Партнеры». Мы проведем тщательный анализ работы кадровиков, выявим и исправим ошибки. Начать предлагаем с диагностической консультации:

Получить консультацию

На консультации мы гарантируем отсутствие навязчивых продаж. Решаем ваш вопрос, проводим первичный анализ кадрового учета. Решение о сотрудничестве вы принимаете самостоятельно. Никаких звонков, писем с предложениями. Мы работаем по модели: «хорошо помогли — к нам обращаются».

Также, смотрите кейс: «Прохождение проверки трудовой инспекцией»

Кадровое делопроизводство — ответственность за ошибки

Органом, осуществляющим контроль в области учета кадров, является Государственная инспекция труда. В качестве контролирующих мероприятий используются проверки по факту жалоб от сотрудников.

Например, сотрудник планирует оформить микрокредит. Для этого ему необходима трудовая книжка и справка по форме 2-НДФЛ.

Специалист отдела кадров выдал только справку, мотивируя тем, что трудовая книжка временной выдаче не подлежит и предоставляется только после увольнения.

В этом случае сотрудник вправе пожаловаться в контролирующий орган, в результате чего директор и компания будут оштрафованы.

Грамотная организация кадрового делопроизводства, позволит избежать штрафов, снижает расходы на его дальнейшее ведение, создает на предприятии эффективный механизм управления персоналом.

Мы можем провести анализ кадрового делопроизводства в вашей компании. Отправьте заявку и наш юрист свяжется с вами для уточнения деталей:

Отправить заявку на анализ

Марина Шмелева

Источник: https://shmeleva-partners.ru/autsorsing/kadrovoe-deloproizvodstvo

Если секретарь еще и кадровик

Кадровое делопроизводство это

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2).

Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Обязательные документы по кадрам

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Документы по защите персональных данных

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

• письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

• письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

• особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.

Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения.

Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

Приказы по личному составу

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.

Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска.

Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2017/sekretar_kadrovik/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.